Entendiendo los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

Escrito el 14/01/2025

ANDREA COMESAÑA

Entendiendo los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

Los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) son métricas fundamentales que permiten medir el rendimiento de las operaciones de una organización y tomar decisiones informadas para optimizar los procesos. Estos indicadores ayudan a las empresas a monitorear su desempeño en áreas clave y garantizar la eficiencia en el uso de los recursos.

Es importante clasificar los KPIs en dos categorías principales: competitividad y financieros.

KPIs de Competitividad

Los KPIs competitivos miden el rendimiento operativo y cubren áreas como la productividad, la calidad y los tiempos de producción. Tradicionalmente, se mencionaban productividad, calidad y entrega; sin embargo, el criterio de "entrega" ha evolucionado, considerando tanto la velocidad como la puntualidad en la entrega. Estos indicadores son cruciales para la competitividad de una empresa, ya que reflejan su capacidad para producir productos de calidad en el menor tiempo y al costo más bajo.

KPIs Financieros

Los KPIs financieros están orientados a evaluar la rentabilidad de la empresa, siendo el TDC (Total Direct Cost) uno de los más relevantes. Este KPI mide el costo total de un producto y permite tomar decisiones clave sobre la asignación de recursos, evaluando la rentabilidad de las operaciones.

Los cambios en los KPIs de competitividad, como mejoras en la productividad, la calidad o la reducción de tiempos, influyen directamente en los KPIs financieros, afectando los costos operativos y la rentabilidad de la empresa. Medir ambos tipos de KPIs es esencial para tomar decisiones basadas en datos y garantizar que la empresa sea competitiva y financieramente saludable.

Este capítulo se divide en dos partes: la primera aborda la teoría de los KPIs clave, y la segunda ofrece ejemplos prácticos para ilustrar cómo se calculan y aplican estos KPIs en situaciones reales.

Explicación de los KPIs Principales

KPIs de Competitividad

KPIs de Productividad
- OEE (Overall Equipment Effectiveness): Mide la efectividad global de los equipos de producción evaluando tres factores: Disponibilidad, Rendimiento y Calidad.
  - OEE = Disponibilidad × Rendimiento × Calidad=piezas de calidad reales producidad/piezas totales teóricas que se pueden producir
  - Disponibilidad: Tiempo en que el equipo está operativo en relación con el tiempo planeado.
  - Rendimiento: Comparación entre la velocidad real de producción y la ideal.
  - Calidad: Proporción de productos conformes respecto al total producido.
- DSTR (Design Standard Time Ratio): Mide la relación entre el tiempo total de FTEs (Full-Time Equivalents) necesarios para fabricar X productos y el tiempo ideal, según ingeniería, para fabricar esos mismos productos.
  - Fórmula:
    - DSTR = Tiempo total de FTEs / (Productos fabricados × Standard Time Ratio)
KPIs de Calidad
- PPM (Piezas por Millón): Mide la cantidad de defectos por cada millón de unidades producidas.
  - PPM = (Número de piezas defectuosas / Número total de piezas producidas) × 1,000,000
- STR (Straight Through Ratio): Mide la proporción de productos que se producen sin necesidad de retoques adicionales.
  - STR = Número de productos sin retoques / Número total de productos fabricados
KPIs de Tiempos
- KPIs de Velocidad
  - Takt Time: Tiempo disponible para producir una unidad de producto, calculado dividiendo el tiempo de trabajo disponible entre la demanda del cliente, y se utiliza para equilibrar la producción con la demanda. Es el ritmo al que se debe entregar una producto o servicio, y se mide en tiempo/udad.
    - Takt Time = Tiempo disponible por turno / Demanda del cliente por turno
  - Tiempo efectivo: Tiempo teórico de un puesto de trabajo por cada producto o servicio; es el tiempo que se tardaría ni no hubiera ningún tio de pérdida.
  - Tiempo de Ciclo (Tcy): Tiempo total para producir una unidad, desde el inicio hasta la finalización del proceso, en un puesto de trabajo determinado.
    - Tiempo de Ciclo = Tiempo total de producción / Número de unidades producidas=Tiempo efectivo cuello de botella/OEE
- KPIs de Entrega
  - Lead Time: Tiempo total que tarda un producto en pasar desde el inicio hasta el final del proceso de producción, incluyendo tiempos de espera, transporte, procesamiento y otros posibles retrasos.
    - Lead Time = Takt Time × Stock
  - En casos donde no se puede calcular el Takt Time debido a la variabilidad de la demanda:
    - Lead Time = Stock acumulado / Demanda
  - SSAR (Scheduled Sequence Achievement Ratio): Mide el grado en que se ha cumplido la secuencia de producción planificada. Este KPI es importante para asegurar que la producción se realiza conforme al plan establecido y no hay interrupciones en el orden de fabricación que puedan afectar la entrega a tiempo.
    - SSAR = Unidades producidas en la secuencia correcta / Total de unidades producidas
  - STAR (Scheduled Time Achievement Ratio): Mide el grado en que las unidades de producción se completan en el momento programado. Este KPI es esencial para garantizar que las operaciones de producción se realicen dentro de los plazos establecidos, lo cual es crucial para cumplir con los compromisos de entrega al cliente. Para definir si se cumplió, o no, el momento de entrega programada, se pone un intervalo de tiempo de entrega; dependiendo de la madurez del proceso, este intervalo puede oscilar; en procesos maduros de automoción de suele hablar de +-2h, pero en otros sectores puede incluso definirse por intervalos de semanas.
    - STAR = Unidades producidas dentro del tiempo programado / Total de unidades producidas

KPIs Financieros

TDC (Total Delivered Cost): Mide el costo total de un producto, que incluye: materia prima y compra de materiales, mano de obra directa, costes indirectos de soporte y estructura, costes logísticos, consumos, amortizaciones de maquinaria, costes de no calidad (chatarra) y otros costes indirectos. Es un KPI esencial para determinar la rentabilidad de la fabricación, y se calcula en base a una estimación de la referencia principal del producto (llamado normalmente producto pivot).

Otros KPIs a Monitorizar y Mejorar

1. Energía y Medio Ambiente

COV (Compuestos Orgánicos Volátiles): Mide las emisiones contaminantes durante la producción.
Consumo de Energía y Agua: Se calcula el uso de estos recursos en función de la producción, permitiendo optimizar su consumo.

2. Recursos Humanos

Accidentabilidad (FR0, FR1, FR2): Evalúa los accidentes laborales, incluyendo visitas médicas y accidentes que resultan en días perdidos.
Ergonomía: Mide la adecuación de los puestos de trabajo, identificando áreas que requieren mejoras para optimizar la seguridad y comodidad de los trabajadores.

Características de un Buen KPI

Un buen KPI debe ser SMART:

Simple: Debe ser claro, fácil de entender y directo, sin complejidad innecesaria.
Medible: Debe poder cuantificarse de manera objetiva.
Alcanzable: Debe estar dentro de las capacidades de la organización.
Relevante: Debe contribuir directamente a los objetivos.
Temporal: Debe tener un plazo claro para su evaluación.

Importancia de la Medición y la Estandarización

La correcta medición de los KPIs depende de una captura estandarizada de los datos, ya sea de forma automática o manual. Esto garantiza que los resultados sean confiables y comparables a lo largo del tiempo. Las instalaciones deben contar con sistemas que registren eventos y tiempos de estado, permitiendo un análisis posterior para identificar áreas de mejora.

Ejemplos Prácticos

Cálculo de OEE
- Datos:
  - Disponibilidad: 90%
  - Rendimiento: 85%
  - Calidad: 95%
- Cálculo:
  - OEE = 0.90 × 0.85 × 0.95 = 0.72675 ó 72.7%
- Datos:
  - Piezas producidas totales:100
  - Piezas de mala calidad: 25
  - Tiempo total planificado: 150minutos
  - Tiempo de ciclo: 1 min/pieza
- Cálculo:
  - OEE = (100 - 25) / (150 x 1) = 0.5 ó 50%
Cálculo de DSTR
- Datos:
  - Tiempo total de FTEs: 450 minutos
  - Unidades producidas: 1,000 coches
  - Standard Time Ratio: 0.15 minutos/coche
- Cálculo:
  - DSTR = 450 minutos / (1,000 coches * 0.15 minutos/coche) = 3
Cálculo de PPM
- Datos:
  - Piezas defectuosas: 100
  - Piezas producidas: 1,000,000
- Cálculo:
  - PPM = (100 / 1,000,000) × 1,000,000 = 100 PPM
Cálculo de STR
- Datos:
  - Productos sin retoques: 900
  - Total de productos fabricados: 1,000
- Cálculo:
  - STR = 900 / 1000 = 0.90 ó 90%
Cálculo de SSAR
- Datos:
  - Unidades producidas en la secuencia correcta: 90
  - Unidades producidas en total: 100
- Cálculo:
  - SSAR = 90 / 100 = 0.90 ó 90%
Cálculo de STAR
- Datos:
  - Unidades producidas dentro del tiempo programado: 450
  - Unidades producidas en total: 500
- Cálculo:
  - STAR = 450 / 500 = 0.90 ó 90%
Cálculo de Lead Time con Stock
- Datos:
  - Takt Time: 8 minutos
  - Stock acumulado: 50 unidades
- Cálculo:
  - Lead Time = 8 minutos × 50 = 400 minutos
Cálculo de Lead Time en Procesos de Servicio
- Datos:
  - Stock acumulado: 50 solicitudes
  - Demanda anual: 100 solicitudes
- Cálculo:
  - Lead Time = 50 solicitudes / 100 solicitudes anuales = 0.5 años = 6 meses
Cálculo de takt time y tiempo de ciclo con OEE
- Datos:
  - OEE:70%
  - Demanda:900piezas/turno
  - Tiempo de trabajo:450min/turno
  - Tiempo total de fabricación del producto en la línea de montaje:6min
  - Saturación objetivo:95%
- Cálculo:
  - Takt time=450min/900piezas=0.5min/pieza
  - Tiempo de ciclo=0.5min/pieza
  - Tiempo efectivo cuello de botella=0.5min*70%=0.35min
  - FTEs necesarios=6min / 90% / 0,35min/puesto de trabajo = 19 puestos de trabajo necesarios
- Reflexión: podemos mejorar el OEE al 85%, pero el takt time y el tiempo de ciclo deberían permanecer iguales; sí que cambiará el lead time y el número de FTEs necesarios. Esto significa que aunque se mejora la productividad, la velocidad puede permanecer igual (la velocidad debe adaptarse al cliente), y se pueden mejorar los tiempos de entrega.
  - Takt time=450min/900piezas=0.5min/pieza
  - Tiempo de ciclo=0.5min/pieza
  - Tiempo efectivo cuello de botella=0.5min*850%=0.425min
  - FTEs necesarios=6min / 90% / 0,425min/puesto de trabajo = 16 puestos de trabajo necesarios
Cálculo de KPI de Accidentabilidad
- Datos:
  - Accidentes leves (FR0): 5
  - Accidentes graves (FR1): 2
  - Horas trabajadas: 1,000,000
- Cálculo (FR0):
  - FR0 = 5 / 1,000,000 × 1,000,000 = 5
Cálculo de Ergonomía
- Si un puesto de trabajo se clasifica como rojo (requiere atención urgente), se deben realizar mejoras en las condiciones físicas para prevenir lesiones y mejorar la productividad.
Cálculo de KPI de Consumo de Energía
- Datos:
  - Consumo de energía: 100,000 kWh
  - Unidades producidas: 1,000
- Cálculo:
  - Consumo de energía = 100,000 kWh / 1,000 unidades = 100 kWh/unidad

Conclusión

La medición precisa de los KPIs es esencial para mejorar la eficiencia operativa y garantizar que las empresas puedan cumplir con la demanda del cliente. Al optimizar los recursos, asegurar la calidad de los productos y promover la sostenibilidad, las empresas pueden mejorar su competitividad y rentabilidad. Los KPIs no solo permiten identificar áreas de mejora, sino que también aseguran un entorno de trabajo seguro y eficiente, contribuyendo al éxito a largo plazo de la organización.

Vídeo didáctico: LEAN MANUFACTURING: INDICADORES CLAVE KPIs. Explicación de Lead time vs takt time.

Material formativo: LEAN SIGMA