Introducción

Los sistemas de gestión visual son herramientas esenciales en un modelo de excelencia operacional, facilitando la comunicación y la eficiencia operativa dentro de los equipos. Este capítulo detalla cómo diseñar e implementar estos sistemas para maximizar su efectividad. Peter Drucker destacó que "Lo que se mide se mejora," subrayando la importancia de la visualización en la gestión del rendimiento.

 

Elementos del Panel

Misión y Objetivos del Equipo

La misión del equipo, definida por sus miembros, se centra en mejorar costos, tiempo, calidad y motivación. W. Edwards Deming afirmó, "Sin una meta, no puedes tener un plan." Estos objetivos fundamentan el desarrollo y seguimiento de los indicadores en el panel.

Indicadores Clave y la Línea Roja

Los indicadores deben ser claros, independientes y alineados con la misión, cubriendo calidad, costos, tiempo y motivación. La "línea roja" define el rendimiento mínimo aceptable y es esencial para el monitoreo proactivo, como una herramienta para visualizar y gestionar el cumplimiento de los estándares establecidos.

Planificación Efectiva con Sistemas Visuales

• Tareas Repetitivas

Utilizando un tablero Kanban, estas tareas son gestionadas visualmente. Un tablero Kanban es una herramienta de gestión visual que permite a los equipos organizar sus tareas en columnas que representan diferentes etapas de proceso, como "Pendiente," "En Proceso," y "Completado." Este método promueve la eficiencia al permitir a los miembros del equipo ver el estado actual de las tareas, facilitando así una gestión más fluida y continua.

• Tareas Nuevas

Estas requieren planificación y seguimiento detallados, también organizados a través de un tablero Kanban. Este enfoque permite adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes y gestionar eficazmente las tareas que no son parte de la rutina diaria.

Resolución de Problemas

La resolución de problemas es un componente esencial de cualquier sistema de gestión visual en Lean Sigma. Al incluir una sección dedicada a problemas que exceden la línea roja, se establece un enfoque sistemático y proactivo para abordar y resolver problemas críticos. Utilizando el ciclo de Deming (PDCA) — Planificar, Hacer, Verificar, Actuar —, los equipos pueden identificar la causa raíz de los problemas, desarrollar soluciones, implementar cambios y verificar la efectividad de esas soluciones antes de estandarizar la mejora. Esta metodología ayuda a garantizar que las soluciones no solo sean efectivas, sino que también contribuyan a la mejora continua y la innovación dentro de la organización.

Otra Información

Este apartado debe contener cualquier otro elemento relevante para el seguimiento y la efectividad del sistema de gestión visual, incluyendo directrices para la gestión de reuniones y detalles sobre la actualización del panel.

Misión y Objetivos del Equipo

La misión del equipo es mucho más que una simple declaración; es el corazón de todas las operaciones y decisiones del equipo. Define el propósito fundamental del grupo, orientando cada acción hacia un objetivo común, y centrados en el cliente interno y excetrno. Su importancia radica en varios aspectos fundamentales:

Importancia de la Misión del Equipo

1. Dirección y Cohesión: Una misión clara proporciona una dirección unificada para el equipo, ayudando a alinear los esfuerzos individuales y colectivos hacia metas comunes. Facilita la cohesión entre los miembros del equipo, asegurando que todos trabajen hacia los mismos objetivos.

2. Motivación y Compromiso: La misión puede ser una fuente poderosa de motivación. Cuando los miembros del equipo comprenden el "por qué" de su trabajo, es más probable que se comprometan profundamente con sus tareas. Según Simon Sinek, "Las personas no compran lo que haces; compran el por qué lo haces." Esta idea resalta cómo una misión convincente puede inspirar y movilizar a un equipo.

3. Claridad y Enfoque: En un mundo lleno de distracciones y cambios, una misión clara ayuda a mantener el enfoque del equipo, facilitando la toma de decisiones alineadas y evitando desviaciones que no aporten al objetivo central.

4. Evaluación y Mejora: Una misión bien definida permite medir la efectividad de las estrategias y tácticas del equipo. Proporciona un criterio claro para evaluar el desempeño y las áreas de mejora, crucial para la gestión Lean Sigma que se centra en la eficiencia y la eliminación de desperdicios.

Enfoque de la Misión

La misión del equipo debe ser específica, medible, alcanzable, relevante y temporalmente definida (SMART, por sus siglas en inglés). Debe enfocarse en:

• Mejorar Costos: Reducir gastos innecesarios y optimizar el uso de recursos.
• Reducir Tiempos: Agilizar procesos y reducir los ciclos de tiempo.
• Elevar la Calidad: Mejorar continuamente la calidad de los productos o servicios.
• Aumentar la Motivación: Fomentar un ambiente de trabajo positivo y motivador.

¿Por Qué Poner la Misión en el Panel?

Colocar la misión en el panel de gestión visual actúa como un recordatorio constante de lo que el equipo aspira a lograr. Asegura que todos los miembros del equipo, desde la dirección hasta el operario en la planta, estén continuamente conscientes del objetivo final. Esto es especialmente importante en un entorno Lean Sigma, donde la mejora continua y la eficiencia son cruciales. La visibilidad de la misión facilita que cada tarea, cada KPI y cada acción se evalúe en términos de su contribución a estos objetivos más amplios.

 

Indicadores Clave y la Línea Roja

Importancia de los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

Los KPIs son cruciales para evaluar el rendimiento y optimizar procesos dentro de una organización, permitiendo la toma de decisiones informadas para mejorar continuamente. Es vital que la selección de estos indicadores refleje la misión del equipo, especialmente enfocada en la satisfacción del cliente, tanto interno como externo. Esta alineación asegura la mejora en áreas clave como calidad, costo y tiempo, siguiendo los principios del Douki Seisan.

Presentación Ideal de los Indicadores

Para cada KPI, es esencial incluir:

• Evolución: La tendencia del indicador a lo largo del tiempo para visualizar el progreso o la necesidad de intervención.
• Histórico: Datos pasados que ayudan a establecer contextos y patrones, fundamentales para la planificación y el análisis de tendencias.
• Objetivos: Metas específicas establecidas para cada indicador, proporcionando un claro punto de referencia hacia el cual dirigir los esfuerzos del equipo.
• Línea Roja: El umbral crítico que, al ser cruzado, indica la necesidad de acciones correctivas inmediatas para evitar impactos negativos significativos.

Además, es preferible que estos indicadores no sean acumulativos. La utilización de indicadores que reflejen el desempeño de periodos específicos (como diario, semanal, o mensual) sin acumular datos facilita la identificación y resolución rápida de problemas, permitiendo intervenciones más efectivas y oportunas.

Ejemplos de Indicadores por Tipo de Equipo

1. Equipo de Fábrica (Team Leader con Operarios):
   • KPI de Productividad: OEE (Overall Equipment Effectiveness).
   • KPI de Calidad: PPM (Piezas por Millón).
   • KPI de Tiempos: Tiempo de Ciclo (Tcy).
   • KPI Financiero: Coste por Unidad.
2. Equipo de Gestión de una Fábrica (Director con Jefes de Turno):
   • KPI de Productividad: Productividad por turno.
   • KPI de Calidad: Calidad del producto final.
   • KPI de Tiempos: Lead Time total de producción.
   • KPI Financiero: TDC (Total Delivered Cost).
3. Equipo de Administración (Equipo de RRHH):
   • KPI de Productividad: Número de contrataciones por mes.
   • KPI de Calidad: Satisfacción del empleado.
   • KPI de Tiempos: Tiempo medio de contratación.
   • KPI Financiero: Costo por contratación.

Frecuencia de Actualización de los Indicadores

La actualización de los KPIs y la frecuencia de las reuniones de equipo deben estar sincronizadas para facilitar decisiones efectivas y oportunas basadas en el rendimiento más reciente. La frecuencia ideal de actualización varía según el tipo de operación y la volatilidad del entorno:

• Operaciones de Fábrica: Actualización por turno y reuniones al final de cada turno.
• Gestión de Fábrica: Actualización diaria con reuniones diarias.
• Administración: Actualización semanal con reuniones semanales.

 

Workshop de Creación de Panel

Los talleres interactivos son fundamentales para que los equipos diseñen paneles visuales que no solo sean efectivos sino también personalizados para las necesidades específicas del equipo. Durante estos talleres, se fomenta la colaboración y la creatividad, permitiendo que los miembros del equipo se involucren activamente en la definición de los indicadores clave y la configuración del panel. Como dijo Steve Jobs, "El diseño no es solo cómo se ve o se siente. El diseño es cómo funciona". En el contexto de Lean Sigma, un diseño efectivo del panel puede significar la diferencia entre la eficiencia operativa y el estancamiento.

 

Actualización del Panel

La actualización regular del panel es crucial para mantener la relevancia de la información y garantizar que todos los miembros del equipo estén al tanto de los últimos desarrollos. Esto permite una toma de decisiones rápida y basada en datos. Como afirmaba Peter Drucker, "Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo". En la práctica, esto significa actualizar continuamente los datos del panel para reflejar el verdadero estado de las operaciones.

 

Frecuencia de Actualización

La frecuencia con la que se actualizan los indicadores en el panel debe estar sincronizada con la frecuencia de las reuniones de equipo para asegurar que la discusión sea relevante y basada en los datos más actuales. Por ejemplo, si un equipo de fábrica tiene reuniones al final de cada turno, los KPIs de ese panel deben actualizarse al final de cada turno también.

Responsabilización del Equipo

Es crucial responsabilizar a cada miembro del equipo de una parte específica del panel. Esto no solo aumenta la responsabilidad individual sino que también fomenta un sentido de propiedad sobre los procesos y resultados. En un panel visual, cada sección debe tener un responsable claro, asegurando que los datos sean precisos y que cualquier problema detectado sea abordado de manera oportuna.

Transición hacia Paneles Virtuales

Mientras los paneles físicos han sido la norma, la transición hacia paneles virtuales ofrece varias ventajas, incluyendo la accesibilidad remota y la capacidad de integrar datos en tiempo real. Herramientas como Microsoft Power BI permiten crear paneles dinámicos que pueden visualizar grandes cantidades de datos de manera efectiva, facilitando el análisis en profundidad y la toma de decisiones basada en datos. Sin embargo, es crucial mantener la responsabilidad y propiedad de los datos en el panel virtual, asegurando que cada miembro del equipo siga siendo responsable de actualizar y mantener su sección del panel.

Herramientas para la Gestión de Tareas y KPIs

• Microsoft Planner: Ideal para la planificación y seguimiento de tareas dentro de los equipos, facilitando la asignación de tareas y el seguimiento del progreso en tiempo real.
• Microsoft Power Apps: Puede ser utilizado para desarrollar aplicaciones personalizadas que faciliten la gestión de KPIs y el seguimiento del ciclo de acción PDCA. Estas aplicaciones pueden ser diseñadas para integrarse perfectamente con otras herramientas de Microsoft, como Power BI y Planner, creando un ecosistema robusto para la gestión de proyectos y KPIs.

 

Gestión Sistemática de las Reuniones de Equipo

Las reuniones estructuradas son vitales para revisar los KPIs y el progreso de las tareas. Estas reuniones aseguran que todos en el equipo estén alineados con los objetivos y comprendan su papel en la consecución de estos. "El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos," decía Michael Jordan. En el contexto de un equipo operativo, esto se traduce en reuniones regulares donde cada miembro comprende y contribuye a los objetivos comunes.

Estructura y Duración de las Reuniones

Reuniones de Turno

• Duración: 5 minutos.
• Frecuencia: Al inicio de cada turno.
• Formato: De pie y cerca de la línea de producción para minimizar la interrupción y maximizar la relevancia.
• Contenido: Planificación del turno, establecimiento de objetivos diarios, y revisión rápida de los KPIs y las actualizaciones críticas.

Reuniones Diarias de Gestión (Jefe de Taller con Jefes de Turno)

• Duración: 15 minutos.
• Frecuencia: Diariamente.
• Formato: En un espacio designado cercano a las áreas de operación para facilitar el acceso y la inmediatez.
• Agenda Definida:
  • Seguridad y Salud: Verificar que todas las medidas de seguridad estén siendo seguidas y discutir cualquier incidente o preocupación nueva.
  • Planificación: Revisión de la producción del día anterior y ajustes para el día actual basados en la demanda y otros factores operativos.
  • Indicadores: Revisión de los KPIs para monitorizar el rendimiento contra los objetivos establecidos.
  • Problemas Nuevos: Identificación de puntos fuera de la línea roja y asignación de responsabilidades para su resolución.
  • Problemas Anteriores: Actualización sobre el estatus de los problemas en curso y las medidas tomadas.
  • Otros Temas de Interés: Discusión de cualquier otro tema relevante que necesite ser abordado.

Reuniones Semanales (Equipo de Administración)

• Duración: Hasta 30 minutos.
• Frecuencia: Semanal.
• Formato: En una sala de reuniones o mediante una plataforma de conferencias virtuales para facilitar discusiones más profundas.
• Contenido: Revisión detallada de KPIs, progreso en tareas significativas, y estrategias a largo plazo.

Comunicación Continua a través del Panel

El panel de gestión visual sirve como una herramienta de comunicación continua, donde los miembros del equipo pueden añadir problemas o ideas de mejora en cualquier momento. Esto facilita que estos temas sean discutidos de manera estructurada durante las reuniones regulares, promoviendo la transparencia y la colaboración continua.

Responsabilidades y Backup

Cada miembro del equipo es responsable de actualizar una parte específica del panel, y es crucial que tengan un backup designado para mantener la continuidad en su ausencia. Esto garantiza que el panel esté siempre actualizado y que la información necesaria esté disponible para las discusiones durante las reuniones.

 

Dinámica de Mejora Sistemática de KPIs

La revisión y ajuste continuos de los KPIs basados en los resultados observados y las tendencias identificadas son esenciales para la mejora continua y adaptativa. Max McKeown destacaba, "La adaptabilidad es sobre la poderosa diferencia entre adaptarse para sobrevivir y adaptarse para ganar." Esta filosofía se refleja en cómo los equipos manejan sus KPIs:

Identificación y Priorización de Problemas

Durante las reuniones, los problemas se identifican y priorizan, pero la resolución detallada de estos no se realiza en el mismo encuentro. En lugar de eso, se asigna a un miembro del equipo, quien se convierte en el líder para resolver ese problema específico, utilizando un enfoque QRQC (Quick Response Quality Control) detallado en el capítulo de resolución de problemas.

Protección del Cliente

En las reuniones se pueden discutir medidas para mitigar problemas que afectan directamente al cliente. Sin embargo, la definición precisa del problema, el análisis de la causa raíz y la implementación de acciones correctivas se realizan entre reuniones, siguiendo una sistemática estructurada para resolver problemas con el objetivo de mejorar sistemáticamente todos los KPIs del equipo.

 

Ejemplo: Equipo de Administración en Silicon Valley

En una destacada empresa de tecnología de Silicon Valley, conocida por su innovación en software y servicios en la nube, se implementó un sistema de gestión visual para optimizar su función de recursos humanos. La empresa enfrentaba desafíos significativos en la atracción y retención de talento debido a la intensa competencia en la región. Para abordar estos problemas, introdujeron un conjunto de KPIs estratégicamente seleccionados y comenzaron a realizar reuniones semanales de RRHH centradas en la evaluación y mejora de estos indicadores.

KPIs Clave en RRHH:

• Tiempo medio de contratación: Mide la eficiencia del proceso de reclutamiento desde la publicación de la oferta hasta la incorporación del candidato.
• Tasa de retención de empleados: Calcula el porcentaje de empleados que permanecen en la compañía durante un período determinado, generalmente anual.
• Satisfacción del empleado: Evaluada a través de encuestas periódicas que exploran diferentes aspectos del ambiente laboral y la satisfacción general.

Metodología de las Reuniones Semanales:

Cada semana, el equipo de RRHH, liderado por el director de RRHH, se reunía para discutir los avances y desafíos relacionados con estos KPIs. La agenda de estas reuniones incluía:

1. Revisión de Seguridad y Salud: Asegurando que todos los protocolos estén actualizados y se cumplan.
2. Planificación de Recursos Humanos: Revisión de las necesidades actuales y futuras de personal basada en los proyectos en curso y proyectados.
3. Evaluación de KPIs: Discusión detallada sobre cada KPI, con presentación de datos recopilados a través de herramientas de software avanzadas.
4. Identificación de Problemas Nuevos: Cualquier resultado que cayera fuera de la línea roja se discutía para entender las causas y asignar tareas de resolución.
5. Seguimiento de Problemas Anteriores: Actualización sobre el estado de las acciones correctivas implementadas en reuniones anteriores.
6. Otros Temas de Interés: Cualquier otro asunto relevante que requiera atención.

Resultados:

Implementando este sistema de revisión regular, la empresa logró reducir el tiempo medio de contratación en un 20% en el primer año, mejorando significativamente la tasa de retención de empleados gracias a las acciones derivadas de las encuestas de satisfacción. Estos cambios no solo mejoraron los indicadores de RRHH sino que también contribuyeron a un clima laboral más positivo y productivo, reforzando la reputación de la empresa como un lugar deseable para trabajar.

 

Ejemplo: Fábrica de Embotellado de Ron

En una reconocida destilería de ron ubicada en el Caribe, conocida por su meticulosa atención a la calidad y eficiencia, la gestión decidió implementar un sistema de gestión visual para mejorar la producción y garantizar la consistencia en la calidad del producto final. La fábrica enfrentaba desafíos específicos relacionados con la eficiencia operativa y la gestión de la calidad del producto en un mercado altamente competitivo.

KPIs Clave en la Fábrica de Ron:

• OEE (Overall Equipment Effectiveness): Mide la eficiencia global de los equipos de producción.
• Tiempo de Ciclo (Tcy): tiempo de ciclo por botella de la línea de embotellado
• PPM (Piezas por Millón): Mide la cantidad de defectos encontrados en un millón de botellas producidas.
• Costos de Producción: Monitoriza el costo directo asociado con la producción de cada botella de ron.

Metodología de las Reuniones de Turno:

Cada turno en la fábrica comenzaba con una reunión de 15 minutos donde el jefe de producción se reunía con los supervisores de turno y los operadores clave. La estructura de estas reuniones incluía:

1. Revisión de Seguridad: Asegurando que todos los protocolos de seguridad estén siendo seguidos correctamente.
2. Objetivos del Turno: Establecimiento de metas de producción y calidad para el turno, basadas en los KPIs.
3. Revisión de KPIs: Análisis detallado de los KPIs con énfasis en el OEE y el PPM, utilizando datos recopilados en tiempo real.
4. Identificación de Problemas Nuevos: Discusión de cualquier incidencia que cayera fuera de la línea roja y asignación de tareas para abordar estos problemas.
5. Seguimiento de Problemas Anteriores: Evaluación del progreso en la resolución de problemas identificados en turnos anteriores.

Resultados:

Implementando estas reuniones regulares y el monitoreo constante de KPIs, la fábrica logró mejorar su OEE en un 10% y reducir sus defectos (PPM) en un 30% durante el primer año. Además, la gestión proactiva de costos ayudó a reducir los gastos de producción en un 15%, mejorando significativamente la rentabilidad general.

 

Conclusión

La implementación de un sistema de gestión visual no es simplemente una táctica operativa, sino una estrategia crucial que permea todos los niveles de una organización comprometida con los principios de Lean Sigma. Este sistema no solo facilita una visión clara y actualizada del rendimiento en tiempo real, sino que también cultiva un entorno donde la transparencia, la responsabilidad y la comunicación son la norma y no la excepción.

Impacto en la Cultura Organizacional

Al integrar sistemas de gestión visual, las empresas pueden fomentar una cultura de datos donde cada miembro del equipo no solo entiende sus objetivos personales y del equipo, sino que también ve cómo su trabajo impacta en los objetivos globales de la organización. Esta visibilidad mejora el compromiso y la motivación del empleado, al sentir que su trabajo tiene un propósito claro y que contribuye directamente al éxito de la empresa. Como señaló Peter Drucker, "La mejor manera de predecir el futuro es crearlo." En este sentido, los paneles de gestión visual actúan como catalizadores para que los empleados no solo sigan las métricas, sino que participen activamente en la mejora y la innovación de procesos.

Mejora Continua y Adaptabilidad

En un mercado global cada vez más competitivo y cambiante, la capacidad de adaptarse rápidamente a las nuevas demandas y desafíos es más crucial que nunca. Los sistemas de gestión visual equipan a las organizaciones con las herramientas necesarias para responder de manera ágil a los cambios en el entorno de mercado, permitiendo ajustes operativos rápidos que están directamente alineados con datos precisos y relevantes. El ciclo PDCA, una piedra angular del pensamiento Lean, se facilita enormemente mediante el uso efectivo de estos paneles, permitiendo una iteración rápida entre las fases de planificación, acción, verificación y ajuste.

Tecnología y Futuro de la Gestión Visual

Con el avance de la tecnología, especialmente en áreas como la analítica de datos y la inteligencia artificial, los paneles de gestión visual están evolucionando de simples herramientas físicas a complejos sistemas integrados que pueden predecir tendencias, automatizar reportes y sugerir acciones correctivas. La integración de herramientas como Power BI, Planner y Power Apps permite a las organizaciones no solo mantenerse al día con la información actual, sino también adelantarse a problemas potenciales antes de que se manifiesten, todo ello mientras se fomenta una cultura de responsabilidad y mejora continua.

Llamado a la Acción

Para las empresas que buscan mantenerse competitivas y eficientes, adoptar y perfeccionar sistemas de gestión visual debe ser una prioridad estratégica, no solo para la mejora de la eficiencia operativa, sino como parte fundamental de la transformación cultural hacia la excelencia en la gestión. Como líderes y agentes de cambio, es nuestra responsabilidad asegurar que estas herramientas no solo se implementen, sino que se integren completamente en la vida diaria de nuestras operaciones, guiando a nuestros equipos hacia un futuro más brillante y sostenible.

Vídeo didáctico: LEAN MANUFACTURING: CUADROS DE GESTIÓN VISUAL (VISUAL MANAGEMENT)

 

Material formativo: Lean Sigma